Depuis le 22 octobre 2026, la version 16 des conditions d'utilisation de Mon Compte Formation s'applique. Parmi les évolutions : le paiement échelonné du reste à charge, de nouvelles précisions pour le suivi des dossiers EDOF et une modification de la durée de conservation inscrite dans les conditions générales. Que faut-il vérifier dans votre organisme ?
La V16 comprend les conditions générales (CG), les conditions particulières des organismes de formation (CP OF) et celles des titulaires de compte. Cette synthèse repose sur une comparaison des six PDF V15 (mai 2026) et V16 (octobre 2026). Elle distingue les évolutions identifiées, les rappels d'obligations existantes et les bonnes pratiques proposées.
1. Paiement du reste à charge : une possibilité nouvelle, mais un encadrement renforcé
En V15, les CP titulaires (art. 10.3) prévoyaient le règlement de la totalité du reste à payer lors de la validation de la commande. La V16 introduit, dans certains cas, une possibilité de paiement par carte bancaire en quatre mensualités maximum.
Cette possibilité est encadrée :
- la formation doit débuter au moins 37 jours après la validation de la commande ;
- l'échelonnement ne peut pas dépasser trois mois ;
- le paiement doit être intégralement soldé au plus tard sept jours avant l'entrée en formation ;
- l'échéancier est calculé automatiquement par la plateforme ; la carte bancaire doit rester valide jusqu'à la dernière échéance ;
- le défaut de paiement d'une échéance entraîne l'annulation du dossier.
Exemple. Pour une formation à 5 000 €, avec 500 € de droits CPF disponibles et aucun autre financement, le reste à charge est de 4 500 €. Quatre échéances égales représenteraient 1 125 € chacune : il s'agit d'une illustration et non d'un échéancier garanti. Cette possibilité peut limiter le montant à débourser immédiatement, mais le coût total reste à financer avant le début de la formation.
À vérifier dans l'organisme : mettre à jour les réponses aux candidats. Ne promettre ni le paiement en quatre fois ni un échéancier particulier sans confirmation dans le parcours de commande. La clause contractuelle ne suffit pas à établir que l'option est disponible pour tous les dossiers.
Un encadrement renforcé. La V16 apporte également une précision importante à l'article 5.2 des conditions générales : l'organisme de formation ne peut prendre en charge directement ou indirectement ni la participation financière obligatoire ni le reste à charge du titulaire. Cette interdiction vise la prise en charge par l'organisme de formation lui-même, directe ou indirecte. Elle doit être distinguée des financements complémentaires prévus par les textes et par les conditions de la plateforme :
- le titulaire peut régler lui-même en ligne, par carte bancaire, la part qui n'est pas couverte par ses droits : c'est l'abondement individuel (CG, art. 5.3, et CP titulaires, art. 10.3) ;
- un financeur peut accorder un abondement en droits complémentaires, selon les modalités de l'article 4 des CP titulaires (CG, art. 5.4) ;
- pour la participation financière obligatoire, la prise en charge par un tiers n'est admise qu'en dehors de la plateforme et dans les cas mentionnés à l'article R. 6323 du Code du travail, à savoir l'employeur d'un titulaire salarié ou l'OPCO (CP titulaires, art. 10.4).
Autre nouveauté : l'article 10.4 des CP titulaires interdit l'utilisation de cartes bancaires professionnelles ou commerciales pour le paiement de la participation financière obligatoire.
À vérifier dans l'organisme : vos équipes expliquent-elles correctement le paiement fractionné, les restrictions de paiement et l'interdiction faite à l'organisme de financer le reste à charge ?
Références : CP titulaires V15 et V16, art. 10.3 et 10.4 ; CG V16, art. 5.2, 5.3 et 5.4.
2. Les autres évolutions et les actions à prévoir
| Sujet | Ce que disent les textes V16 | À vérifier dans l'organisme |
|---|---|---|
| Justificatifs de formation | CG, art. 7.3 : la durée indiquée passe de 4 ans (V15) à 5 ans (V16) à compter de l'exécution, avec garantie d'intégrité. | Identifier les pièces concernées, vérifier leur conservation, leur lisibilité et leur restitution ; ne pas prolonger indistinctement toutes les données du dossier apprenant. |
| Offres et blocs RNCP | CG, art. 7.1 : mentionner la liste des blocs préparés si la formation vise une certification RNCP et si cette liste est individualisable aux besoins du stagiaire. | Contrôler les fiches EDOF concernées et leur cohérence avec la formation effectivement proposée. |
| Dossiers EDOF sans déclaration | CP OF, art. 5.1.1 : notifications de rappel ; la CDC peut annuler un dossier après quatre ans à compter de la notification, sans action de l'OF. | Contrôler les entrées, sorties, annulations et notifications en attente ; attribuer leur traitement à une personne identifiée. |
| Avance de 25 % | CP OF, art. 6.7.2 : avance provisionnelle, qui peut être annulée ou réclamée si la date de fin déclarée intervient avant trois mois (voir ci-dessous). | Ne pas intégrer l'avance comme un encaissement systématique ou définitivement acquis dans les prévisions de trésorerie. |
| Participation financière obligatoire | La V16 précise le cadre d'un éventuel complément ; les CP OF interdisent notamment à l'OF de demander, percevoir, avancer, rembourser ou compenser la participation et son complément. | Vérifier les argumentaires commerciaux et renvoyer le titulaire au montant et au paiement prévus par la plateforme. |
| Services EDOF | CP OF, art. 1 et 2 : messagerie sécurisée mentionnée parmi les services ; outil de filigrane proposé pour certains documents. | Organiser la consultation des messages ; apprécier l'intérêt du filigrane, sans le présenter comme obligatoire de manière générale. |
| Versions des CGU | CG, art. 15 : versions datées et archivées pour identifier les stipulations applicables aux étapes d'un parcours. | Mettre à jour la veille documentaire et retrouver, si nécessaire, la version applicable à un dossier antérieur. Le registre local est une bonne pratique, pas une obligation autonome issue de cet article. |
Avance de 25 % : des modalités contractuelles reformulées
L'article 6.7.2 des CP OF V16 maintient le caractère provisionnel de l'avance de 25 % prévue pour certaines formations de plus de trois mois.
La rédaction évolue. La V15 énumérait plusieurs hypothèses d'annulation de l'avance, notamment la rétractation, l'abandon précoce et une assiduité insuffisante. La V16 précise que l'avance peut être annulée ou réclamée lorsque la date de fin déclarée intervient avant trois mois.
Cette reformulation ne permet pas, à elle seule, de conclure à la disparition des autres conséquences financières pouvant résulter d'une annulation, d'un abandon ou d'un service partiellement réalisé.
À vérifier dans l'organisme : vos prévisions de trésorerie et procédures de suivi des avances tiennent-elles compte du caractère provisionnel des sommes versées ?
Précision sur les délais contractuels
La V16 définit également le jour ouvré dans ses conditions générales : du lundi au vendredi, hors jours fériés légaux retenus par la plateforme. Cette définition commune facilite l'interprétation des délais de gestion des dossiers.
3. La checklist CPF V16 de l'organisme
- Vérifier les durées de conservation des preuves CPF, leurs points de départ et les accès aux archives.
- Contrôler les fiches EDOF concernées, notamment les blocs RNCP lorsque la condition de l'article 7.1 est remplie.
- Traiter les notifications et dossiers en attente de déclaration d'entrée, de sortie ou d'annulation.
- Réviser les prévisions relatives à l'avance de 25 % et aux régularisations possibles.
- Informer les candidats sur le paiement fractionné, sans le présenter comme systématique.
- Vérifier qu'aucune pratique commerciale ne conduit l'OF à prendre en charge la participation financière obligatoire, son complément ou le reste à charge, contrairement aux CG (art. 5.2) et aux CP OF.
- Rappeler aux candidats que les cartes bancaires professionnelles ou commerciales ne peuvent pas servir à payer la participation financière obligatoire.
- Affecter la lecture des messages EDOF à une personne identifiée et actualiser les références aux CGU dans les procédures.
4. Trois précautions pour éviter les erreurs
Le délai de cinq ans n'est pas nouveau partout. Les CP OF V15 prévoyaient déjà, à l'article 5.1.2, la conservation de pièces justificatives du service fait sur cinq ans et leur transmission à la CDC dans les cinq jours ouvrés suivant une demande. Ce dernier délai demeure une exigence opérationnelle, mais ne doit pas être présenté comme une nouveauté V16.
Toutes les pièces CPF n'ont pas nécessairement la même durée de conservation. Les CP OF V16 prévoient, pour les établissements d'enseignement de la conduite concernés, quatre ans pour l'attestation sur l'honneur du titulaire liée à l'article D. 6323-8 du Code du travail, sauf contentieux jusqu'à décision juridictionnelle définitive. Cette règle figure dans les CP OF, article 3.3.2, et non dans les CG. Les autres obligations de conservation et le RGPD doivent également être examinés selon les pièces concernées.
L'application dans le temps se vérifie dossier par dossier. L'article 15 des CG renvoie aux textes en vigueur et aux éventuelles dispositions transitoires. On ne peut pas en déduire, sans examen complémentaire, une application rétroactive uniforme du nouveau délai à tous les dossiers anciens.
Pour aller plus loin
Pour réviser vos règles d'archivage pièce par pièce, retrouvez notre guide sur la durée de conservation des documents d'un organisme de formation et la matrice associée. La matrice constitue une ressource de fond ; la présente checklist concerne spécifiquement les points d'attention liés à la V16.
Sources officielles : Caisse des Dépôts, Conditions générales V15 (mai 2026) et V16 (octobre 2026), art. 5.2 à 5.4, 7.1, 7.3 et 15 ; Conditions particulières organismes de formation V15/V16, art. 1, 2, 3.3.2, 5.1.1, 5.1.2 et 6.7.2 ; Conditions particulières titulaires V15/V16, art. 4, 10.3 et 10.4. Présentation officielle V16 - CGU officielles.
Dernière vérification documentaire : 23 octobre 2026. Cette synthèse concerne le dispositif Mon Compte Formation et ne remplace pas une analyse des situations individuelles.
