Durée de conservation des documents d'un organisme de formation : RGPD, OPCO, Qualiopi et archivage

Un stagiaire a terminé sa formation depuis plusieurs années. Son dossier est toujours présent dans l'ERP ou le LMS.

On y retrouve son nom, son adresse mail, la convention, les feuilles d'émargement, ses évaluations, un questionnaire de satisfaction, des échanges administratifs et parfois plusieurs années de traces techniques.

Que faut-il encore conserver ? Pendant combien de temps ? Et sous quelle forme ?

Chercher une réponse unique - 3 ans, 5 ans, 6 ans ou 10 ans - conduit rapidement à des erreurs.

Il n'existe pas une durée générale de conservation du "dossier stagiaire".

La durée dépend de la donnée ou de la pièce concernée, de sa finalité, du financeur, du dispositif, d'un éventuel cofinancement, du certificateur et des autres obligations applicables.

Le benchmark réalisé pour cet article auprès des 11 OPCO fait d'ailleurs apparaître des durées publiées allant de 3 à 15 ans, avec des points de départ différents.

Et lorsque les dossiers sont numériques, une deuxième question se pose : dans plusieurs années, la preuve sera-t-elle encore retrouvable, lisible, compréhensible et suffisamment intègre pour être produite ?

Réponse courte

Pour organiser la conservation des documents d'un organisme de formation, il faut raisonner pièce par pièce et finalité par finalité.

Quelques repères vérifiés au 2 septembre 2026 :

Attention : ces chiffres ne concernent ni toujours les mêmes pièces, ni toujours le même acteur, ni toujours le même point de départ.

C'est précisément pour éviter les raccourcis que la durée doit être documentée dans une matrice.

Télécharger l'exemple de matrice de conservation FormaSwift - Excel

Le fichier comprend une matrice vierge, un exemple rempli, des repères financeurs et les principaux points juridiques et numériques à vérifier. Il s'agit d'un modèle de travail à adapter, pas d'un référentiel de durées à appliquer automatiquement.

Pourquoi une durée unique du dossier stagiaire ne fonctionne pas

Un dossier de formation regroupe des informations qui n'ont ni la même fonction ni le même régime.

On peut y trouver par exemple :

• identité et coordonnées ;
• convention ou contrat ;
• programme ;
• feuille d'émargement ;
• certificat de réalisation ;
• test de positionnement ;
• évaluation pédagogique ;
• travaux réalisés par le stagiaire ;
• traces de connexion ;
• échanges avec le formateur ;
• questionnaire de satisfaction ;
• réclamation ;
• facture ;
• procès-verbal de jury ;
• informations liées à un besoin d'aménagement.

Une même durée ne sera pas nécessairement justifiée pour tous ces éléments.

La logique utile est donc :

donnée ou pièce + finalité + règle applicable + point de départ + conditions de conservation + sort à échéance.

Comment déterminer la durée applicable ? La méthode en 6 étapes

1. Identifier précisément la donnée ou la pièce

Evitez les catégories trop larges comme "dossier stagiaire".

Distinguez par exemple :

• feuille d'émargement ;
• certificat de réalisation ;
• résultat d'une évaluation ;
• trace LMS ;
• questionnaire de satisfaction nominatif ;
• facture ;
• procès-verbal de jury ;
• justificatif d'un aménagement d'épreuve.

Cette granularité permet de supprimer ce qui n'est plus nécessaire sans perdre la pièce qui doit encore être conservée.

2. Définir la finalité

Pourquoi cette information existe-t-elle ?

Pour organiser la formation ? Suivre la progression ? Justifier le service fait ? Facturer ? Répondre à un contrôle ? Délivrer une certification ? Traiter une réclamation ?

Cette étape est le point de départ du raisonnement RGPD.

3. Identifier tous les acteurs qui peuvent imposer une règle

Selon le dossier, il peut s'agir :

• d'un texte légal ou réglementaire ;
• d'un OPCO ;
• de la Caisse des dépôts pour le CPF ;
• d'une Région ;
• de France Travail ;
• d'un FAF ;
• de l'ANFH ;
• d'un cofinanceur public ou européen ;
• d'un certificateur RNCP ou RS ;
• d'une convention, d'un marché ou d'un règlement particulier.

Le nom du financeur ne suffit pas toujours. Le dispositif peut modifier la règle.

4. Relever la durée et surtout son point de départ

"Conserver 6 ans" n'est pas une consigne suffisamment précise pour être paramétrée dans un outil.

Il faut savoir si les 6 ans courent par exemple :

• à compter de la fin de l'action ;
• à compter de la fin de l'année civile du dernier règlement ;
• à compter de l'exécution de la formation ;
• à compter de la dernière opération ;
• selon une date prévue par une convention de cofinancement.

Le point de départ peut créer plusieurs mois, voire plus d'un an, d'écart entre deux dossiers terminés à la même date.

5. Définir la conservation technique

La donnée doit-elle rester dans l'ERP en accès courant ?

Peut-elle être placée en archivage intermédiaire avec des accès plus restreints ?

Faut-il exporter certaines preuves hors du LMS avant de résilier l'abonnement ?

Comment garantir la lisibilité, l'intégrité, les métadonnées utiles et la réversibilité ?

Une politique de conservation doit pouvoir être appliquée par les outils, pas seulement écrite dans une procédure.

6. Prévoir la fin de vie

Chaque ligne de la matrice doit se terminer par une décision :

• suppression ;
• destruction sécurisée ;
• anonymisation ;
• maintien exceptionnel en archivage lorsqu'un autre fondement le justifie.

Une politique qui ne prévoit jamais la suppression reste incomplète.

RGPD : combien de temps conserver les données des stagiaires ?

Le RGPD ne donne pas une durée uniforme pour les données des stagiaires.

Son article 5 pose notamment les principes de minimisation et de limitation de la conservation.

La CNIL rappelle qu'une donnée personnelle ne peut pas être conservée indéfiniment et qu'une durée doit être déterminée en fonction de l'objectif ayant conduit à sa collecte. Elle distingue trois phases possibles dans le cycle de vie de la donnée : la base active, l'archivage intermédiaire et, dans certains cas particuliers, l'archivage définitif.

Source : CNIL - Les durées de conservation des données, mise à jour du 2 avril 2026.

Base active et archivage intermédiaire ne répondent pas au même besoin

Pendant la formation, l'équipe peut avoir besoin du téléphone ou de l'adresse mail du bénéficiaire pour assurer le suivi administratif.

Une fois la formation terminée, cette finalité disparaît ou évolue.

Si un OPCO impose de conserver une feuille d'émargement pendant six ans, cela ne signifie pas que le téléphone personnel, l'intégralité des messages administratifs ou toutes les traces de l'espace LMS doivent rester en accès courant pendant six ans.

L'archivage intermédiaire doit être limité aux données encore nécessaires pour une obligation ou pour la constitution ou la défense d'un droit, avec des accès adaptés.

La minimisation concerne aussi les archives

Une règle financeur n'efface pas le RGPD.

Lorsqu'un financeur exige une preuve, l'organisme doit identifier la preuve utile et éviter de conserver davantage de données que nécessaire.

Le Code du travail comporte aussi une règle sectorielle à l'article L. 6353-9 : les informations demandées au candidat, au stagiaire ou à l'apprenti pour apprécier son aptitude à suivre une action doivent présenter un lien direct et nécessaire avec celle-ci.

Source : Code du travail - article L. 6353-9.

Cette disposition complète l'analyse RGPD mais ne remplace pas l'examen de l'ensemble des traitements administratifs de l'organisme.

Combien de temps conserver une feuille d'émargement ?

Il n'existe pas de durée nationale unique applicable à toutes les feuilles d'émargement.

Une feuille d'émargement peut être utilisée pour justifier la réalité de l'action auprès d'un OPCO, d'un autre financeur ou dans le cadre d'un contrôle. Les durées demandées par les financeurs diffèrent fortement.

La question utile n'est donc pas seulement :

Combien de temps conserver une feuille d'émargement ?

mais :

Dans quel dossier, pour quel financeur, au titre de quelle règle et à partir de quelle date ?

Pour la formation à distance, la preuve ne prend d'ailleurs pas nécessairement la forme d'une feuille d'émargement. Les financeurs peuvent demander des évaluations, travaux, interactions, justificatifs d'accompagnement ou extractions LMS.

Voir aussi : Formation asynchrone : comment calculer et justifier sa durée auprès des financeurs ?.

Tableau des durées de conservation repérées auprès des 11 OPCO

Le tableau ci-dessous présente les durées actuellement publiées ou identifiées dans les documents des OPCO au 2 septembre 2026.

Il ne s'agit pas d'une liste de "durées légales". Les sources n'ont pas toutes la même nature : conditions générales, politique de contrôle, modèle de certificat ou règle particulière du financeur.

Pourquoi le point de départ est aussi important que le nombre d'années

Prenons deux règles de 6 ans.

L'une peut courir à compter de la fin de l'action.

L'autre peut courir à compter de la fin de l'année du dernier paiement.

Pour une formation terminée en décembre 2026 mais réglée en février 2027, l'échéance ne sera pas la même.

La matrice doit donc contenir une colonne "point de départ" et, si l'outil le permet, un événement déclenchant la purge.

Un même OPCO peut avoir plusieurs règles

OPCO Mobilités illustre bien cette difficulté : 3 ans pour certaines pièces liées au certificat de réalisation, 6 ans pour un périmètre documentaire plus large et des échéances spécifiques pour certains fonds publics.

Le paramétrage ne peut donc pas toujours se résumer à :

Financeur = OPCO Mobilités ; durée = 6 ans.

Il faut parfois aller jusqu'à :

Financeur + dispositif + catégorie de pièce + point de départ.

OCAPIAT : 15 ans ne signifie pas conserver tout le compte stagiaire 15 ans

Les Conditions générales de gestion et financement d'OCAPIAT de juin 2026 prévoient une durée de 15 ans à compter de la fin de l'année du dernier paiement pour un périmètre très large de pièces.

Cette exigence documentaire doit toutefois rester articulée avec le RGPD.

Si un support pédagogique contient des productions nominatives, si le LMS conserve des messages, des journaux techniques ou des informations sans lien avec la preuve attendue, l'organisme doit toujours appliquer le principe de minimisation.

Conserver les justificatifs nécessaires ne signifie pas archiver sans tri toute la plateforme pendant 15 ans.

CPF : combien de temps conserver les justificatifs Mon Compte Formation ?

Les Conditions particulières des organismes de formation Mon Compte Formation, version 15 de mai 2026, permettent à la Caisse des dépôts de demander certaines pièces pendant 5 ans à compter de l'exécution de la formation.

L'article 5.1.2 vise notamment les pièces justifiant :

• la réalisation de la formation ;
• l'accompagnement du stagiaire ;
• la mise en oeuvre des moyens nécessaires ;
• la cohérence du parcours avec la certification visée ;
• l'identification probante du stagiaire.

Pour la formation en ligne, la liste comprend notamment les logins de connexion, relevés de fréquentation, travaux à distance et justificatifs d'accompagnement.

Source : Mon Compte Formation - CP OF version 15, mai 2026, article 5.1.2.

Pour les évolutions de cette version, voir aussi CGU Mon Compte Formation version 15 : analyse comparative.

Une nouvelle fois, la règle de 5 ans concerne les pièces nécessaires au contrôle. Elle ne signifie pas que toutes les données présentes dans le compte du stagiaire doivent rester en base active pendant 5 ans.

AGEFICE, VIVEA, ANFH, Régions, France Travail : ne pas s'arrêter aux OPCO

Un organisme de formation ne travaille pas nécessairement uniquement avec les OPCO.

Sources : AGEFICE - justificatifs 2026, VIVEA - Conditions générales 2026, ANFH - Guide d'éligibilité 2026.

Attention aux durées qui ne s'appliquent pas à l'organisme de formation

C'est un piège fréquent dans les recherches documentaires.

Une administration, un financeur ou une plateforme peut publier sa propre durée de conservation des données qu'il reçoit.

Cette durée décrit alors son traitement, pas nécessairement celui de l'organisme de formation.

Avant d'intégrer un chiffre dans votre registre RGPD ou votre logiciel, posez une question simple :

A qui cette règle s'adresse-t-elle ?

C'est pour cette raison que la matrice FormaSwift contient une colonne spécifique "A qui s'applique la règle".

Qualiopi impose-t-il une durée de conservation des documents ?

Non. Qualiopi ne fixe pas une durée générale de conservation des dossiers de formation.

L'organisme doit en revanche disposer des éléments permettant de démontrer sa conformité lors des audits.

L'arrêté relatif aux modalités d'audit prévoit notamment que l'absence d'une preuve demandée le jour de l'audit constitue une non-conformité. Lors de l'audit de surveillance, l'échantillonnage porte notamment sur des actions conduites depuis le précédent audit.

Source : Légifrance - arrêté relatif aux modalités d'audit associées au référentiel national qualité.

Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 actualise le Référentiel national qualité à compter du 1er novembre 2026, sans créer une durée uniforme d'archivage.

Source : Légifrance - décret n° 2026-728 du 1er août 2026.

La formulation utile est donc :

Qualiopi crée des besoins de preuve. La durée applicable à chaque preuve doit ensuite être déterminée selon sa finalité et les autres règles qui lui sont applicables.

Même logique pour le contrôle D2OF : le référentiel peut conduire à demander de nombreuses preuves, mais il ne constitue pas à lui seul une durée RGPD générale de conservation.

Source : D2OF - Manuel d'interprétation du référentiel 2026.

DREETS : délai de contrôle ou durée de conservation ?

Le contrôle administratif et financier de la formation professionnelle impose de pouvoir présenter les documents permettant notamment d'établir les objectifs, la réalisation des actions et les moyens mis en oeuvre.

Depuis le 27 juin 2026, l'article L. 6362-8-2 du Code du travail encadre le droit de reprise de l'administration.

En principe, il peut s'exercer jusqu'à la fin de la troisième année suivant celle de la clôture de l'exercice concerné. Dans certaines situations définies par le texte, il peut être étendu jusqu'à la dixième année.

Source : Code du travail - contrôle administratif et financier de la formation professionnelle.

La distinction est essentielle :

ce délai de reprise n'est pas une durée générale de conservation de toutes les données personnelles du stagiaire.

Il doit être intégré à l'analyse documentaire, mais il ne justifie pas à lui seul un paramétrage "tous les dossiers = 10 ans".

Certification RNCP ou RS : intégrer les règles du certificateur

Lorsqu'une formation prépare à une certification RNCP ou RS, le financeur n'est pas le seul acteur à regarder.

L'organisme doit également vérifier :

• la convention d'habilitation ;
• le règlement de certification ;
• le référentiel d'évaluation ;
• les procédures de jury ;
• les règles de transmission des résultats ;
• les éventuelles durées prévues par le certificateur.

Les pièces peuvent inclure des grilles d'évaluation, productions des candidats, procès-verbaux de jury, décisions, preuves d'identification ou justificatifs liés aux aménagements d'épreuves.

Depuis le 27 juin 2026, France compétences dispose d'un pouvoir de contrôle sur pièces et sur place des organismes certificateurs et des organismes habilités à préparer à l'obtention d'une certification RNCP ou RS. Elle peut demander la communication de tout document, quel qu'en soit le support.

Source : Code du travail - article L. 6113-6-1.

France compétences ne fixe toutefois pas une durée générale unique de conservation des dossiers de certification.

La matrice doit donc comporter, lorsque c'est pertinent :

certificateur + certification + document de référence + durée + point de départ + version de la règle.

Bilan de compétences : certains documents doivent être détruits dès la fin

Le bilan de compétences illustre parfaitement le danger d'une règle générique.

L'article R. 6313-7 du Code du travail prévoit la destruction des documents élaborés pour la réalisation du bilan dès le terme de l'action, sous réserve des exceptions prévues par le texte. Certaines pièces peuvent être conservées pendant 3 ans dans les conditions qu'il définit.

Source : Code du travail - article R. 6313-7.

Un organisme ne peut donc pas raisonner ainsi :

Mon financeur demande 6 ans, je garde tout le dossier bilan pendant 6 ans.

Il faut distinguer :

• les documents du bilan soumis à la règle spéciale de destruction ;
• les justificatifs réellement nécessaires au financement ou à une autre obligation ;
• les éventuelles exceptions prévues par le Code du travail.

La matrice permet précisément de gérer ces règles qui se superposent sans conserver indistinctement l'ensemble du dossier.

Et les documents comptables et fiscaux ?

Ils doivent être traités séparément des preuves pédagogiques et des exigences des financeurs.

Au 2 septembre 2026, l'article L. 102 B du Livre des procédures fiscales prévoit en principe une conservation de 6 ans pour les livres, registres, documents et pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration. Lorsqu'ils ont été établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant la durée prévue par le texte.

Une évolution est déjà programmée : à compter du 1er janvier 2027, le délai de principe passe à 10 ans. La nouvelle rédaction s'applique aux documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027.

Le nouvel article L. 102 B bis prévoit aussi que les factures soient conservées dans des conditions assurant l'authenticité de leur origine, l'intégrité de leur contenu et leur lisibilité pendant toute la période de conservation.

Sources : Livre des procédures fiscales - article L. 102 B, version applicable en 2026 et version applicable à compter du 1er janvier 2027.

Il faut enfin distinguer cette obligation fiscale des obligations comptables. L'article L. 123-22 du Code de commerce prévoit une conservation de 10 ans des documents comptables et pièces justificatives, mais cette disposition appartient au régime des obligations comptables des commerçants. Elle ne doit donc pas être présentée comme une règle sectorielle uniforme applicable, sur ce seul fondement, à tous les organismes de formation quel que soit leur statut.

Source : Code de commerce - article L. 123-22.

Pour la matrice, la bonne pratique consiste à créer une catégorie distincte "documents comptables et fiscaux", avec le fondement réellement applicable à la structure, plutôt que de rattacher ces durées au dossier pédagogique du stagiaire.

Archivage numérique : comment conserver une preuve pendant plusieurs années ?

Une durée de 6, 10 ou 15 ans n'a d'intérêt que si la preuve reste exploitable jusqu'à son échéance.

Pour un OF, les questions deviennent très concrètes :

• le fichier sera-t-il toujours lisible ?
• pourra-t-on démontrer à quelle session il correspond ?
• pourra-t-on identifier le bénéficiaire ?
• l'intégrité du document pourra-t-elle être établie ?
• les preuves resteront-elles accessibles après un changement d'ERP ou de LMS ?
• les archives seront-elles séparées des accès courants ?
• la suppression sera-t-elle réellement effectuée à échéance ?

Un écrit électronique peut avoir la même valeur qu'un écrit papier

L'article 1366 du Code civil reconnaît à l'écrit électronique la même force probante que l'écrit papier lorsque la personne dont il émane peut être dûment identifiée et que l'écrit est établi et conservé dans des conditions permettant d'en garantir l'intégrité.

Source : Code civil - article 1366.

L'article 1379 prévoit parallèlement qu'une copie fiable a la même force probante que l'original.

Source : Code civil - article 1379.

Un simple scan n'est pas automatiquement une copie fiable

La numérisation d'un document papier ne produit pas automatiquement une copie bénéficiant de la présomption de fiabilité de l'article 1379.

Le décret n° 2016-1673 fixe des exigences portant notamment sur le contexte de numérisation, l'empreinte permettant de détecter les modifications, la conservation des traces, la sécurité et la documentation du procédé. Il prévoit aussi la traçabilité des migrations nécessaires pour maintenir la lisibilité dans le temps.

Source : Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies.

Ce point devient important lorsqu'un organisme souhaite détruire l'original papier et compter uniquement sur sa version numérisée.

Stockage, sauvegarde et archivage ne sont pas synonymes

Un dossier dans Google Drive, SharePoint ou une GED est d'abord un espace de stockage.

Une sauvegarde sert principalement à pouvoir restaurer les données après un incident.

Un archivage organisé doit permettre de préserver dans le temps la disponibilité, la lisibilité, l'intégrité, la traçabilité et des conditions d'accès adaptées à la preuve.

La norme NF Z42-013 constitue un référentiel français important pour l'archivage électronique. Elle reste une norme volontaire sauf lorsqu'un texte ou un contrat en impose l'application.

Source : AFNOR - FAQ archivage électronique.

Un organisme de formation n'a donc pas, de manière générale, l'obligation de déployer un système d'archivage électronique certifié pour chaque document. Mais plus la durée et l'enjeu probatoire sont importants, plus il devient nécessaire de documenter les garanties retenues.

LMS : distinguer la preuve pédagogique des logs techniques

Un financeur peut demander une extraction LMS pendant plusieurs années pour justifier la réalisation d'une formation à distance.

Ce besoin ne signifie pas qu'il faut conserver l'ensemble des journaux techniques du système pendant la même durée.

La CNIL recommande généralement une durée glissante de 6 mois à 1 an pour les journaux de sécurité, sauf justification particulière.

Source : CNIL - Tracer les opérations.

La politique documentaire doit donc distinguer :

• la preuve pédagogique : évaluation, travail, progression, interaction, export du parcours ;
• le log technique : événement système utilisé pour la sécurité ou le diagnostic.

Les finalités sont différentes et les durées peuvent l'être aussi.

La réversibilité doit être prévue avant de changer d'outil

Une preuve conservée uniquement dans l'interface d'un SaaS n'est réellement disponible que tant que l'organisme conserve l'accès au service.

Avant de choisir ou de quitter un ERP, un LMS, une GED ou un outil d'enquête, vérifiez :

• les possibilités d'export ;
• les formats disponibles ;
• les métadonnées conservées avec le document ;
• les conditions de restitution en fin de contrat ;
• le sort des copies détenues par le sous-traitant ;
• les sauvegardes ;
• la possibilité de produire plusieurs années plus tard un historique intelligible.

Cette question rejoint plus largement la réflexion à mener avant le choix d'un outil. Voir Comment digitaliser son organisme de formation sans se tromper d'outil ?.

Les sauvegardes ont aussi leur propre cycle de vie

La CNIL recommande de mettre en place des sauvegardes régulières, testées et séparées du système principal.

Source : CNIL - Sauvegarder.

Mais supprimer une fiche dans l'ERP n'efface pas nécessairement instantanément toutes ses occurrences dans les sauvegardes historiques.

La politique doit donc prévoir :

• la durée de rotation des sauvegardes ;
• leurs conditions d'accès ;
• les modalités de restauration ;
• le traitement des données arrivées à échéance lorsqu'une ancienne sauvegarde est restaurée.

Que faire lorsqu'une durée arrive à échéance ?

La fin de la durée ne doit pas rester une règle théorique dans un tableau.

Elle doit déclencher une opération réelle.

Suppression

La donnée n'est plus nécessaire et aucun autre fondement ne justifie sa conservation.

Elle est supprimée des systèmes concernés selon la procédure prévue.

Anonymisation

Certaines données peuvent garder un intérêt statistique ou qualité sans qu'il soit nécessaire de conserver l'identité du stagiaire.

Une anonymisation réelle permet alors de conserver l'information sans conserver une donnée personnelle sous une forme permettant de réidentifier la personne.

Archivage exceptionnel

Une réclamation, un litige ou un contrôle en cours peut justifier de suspendre une purge normalement programmée.

Cette exception doit être documentée et limitée aux données nécessaires au dossier concerné.

Preuve de purge

Pour les organisations les plus structurées, il peut être utile de conserver une trace de la purge : date, lot concerné, système, personne ou processus ayant réalisé l'opération.

Cela permet de démontrer que la politique de conservation n'existe pas uniquement sur le papier.

Comment construire une matrice de conservation pour son organisme de formation ?

La matrice doit relier la règle juridique au fonctionnement réel des outils.

Une structure opérationnelle peut comporter les colonnes suivantes :

Télécharger l'exemple de matrice de conservation FormaSwift - Excel

Le fichier contient :

• un onglet de méthode ;
• une matrice vierge ;
• un exemple adapté à un organisme de formation ;
• un benchmark des principaux financeurs ;
• des repères juridiques et numériques ;
• les liens vers les sources et leur date de vérification.

Le modèle doit être adapté aux activités réelles de la structure. Un OF qui fait uniquement de la formation professionnelle continue n'aura pas la même matrice qu'un CFA, un prestataire de bilans de compétences ou un organisme habilité par plusieurs certificateurs.

FAQ sur la conservation des documents de formation

Combien de temps conserver une feuille d'émargement ?

Il n'existe pas de durée nationale unique. La durée dépend du financeur, du dispositif et du point de départ prévu par la règle. Le benchmark des OPCO fait apparaître des durées très différentes.

Combien de temps conserver un dossier stagiaire ?

Il ne faut pas appliquer une durée unique au dossier complet. Chaque catégorie de données ou de pièces doit être analysée selon sa finalité et ses obligations propres.

Qualiopi impose-t-il de conserver les documents 3 ou 5 ans ?

Non. Qualiopi impose de pouvoir présenter les preuves nécessaires lors de l'audit, mais ne fixe pas une durée générale de conservation de toutes les pièces.

Combien de temps conserver les documents CPF ?

Les CP OF Mon Compte Formation version 15 permettent à la Caisse des dépôts de demander pendant 5 ans à compter de l'exécution de la formation les pièces de contrôle du service fait visées à l'article 5.1.2.

Faut-il conserver les documents OPCO pendant 10 ans ?

Pas systématiquement. Les durées varient selon l'OPCO, la pièce et les cofinancements. Au 2 septembre 2026, les durées repérées dans les règles publiées des 11 OPCO vont de 3 à 15 ans selon les situations.

Combien de temps conserver les documents comptables et fiscaux ?

Ils doivent être traités séparément des preuves pédagogiques. L'article L. 102 B du LPF est encore à 6 ans au 2 septembre 2026 et passe à 10 ans à compter du 1er janvier 2027, avec des dispositions transitoires. Les obligations comptables dépendent aussi du statut juridique de la structure.

Peut-on conserver les documents uniquement sous forme numérique ?

Cela dépend du document et de la valeur probatoire recherchée. L'écrit électronique peut avoir la même force que l'écrit papier si les conditions légales sont remplies. Un simple scan n'est pas automatiquement une copie fiable au sens du Code civil.

Google Drive ou un LMS suffit-il pour archiver ?

Pas automatiquement. Il faut organiser l'intégrité, les accès, la traçabilité, les exports, la réversibilité, les sauvegardes et la suppression à échéance.

Sources principales et méthode de mise à jour

Dernière vérification des sources : 2 septembre 2026.

Les règles des financeurs sont susceptibles d'évoluer sans modification du Code du travail. La date et la version de chaque document doivent donc être conservées dans la matrice.

Principales sources juridiques et méthodologiques :

• RGPD - règlement (UE) 2016/679 ;
• CNIL - Les durées de conservation des données ;
• Code du travail - article L. 6353-9 ;
• Code du travail - contrôle administratif et financier ;
• Code du travail - article L. 6113-6-1 ;
• Code du travail - article R. 6313-7 ;
• Livre des procédures fiscales - article L. 102 B, version 2026 ;
• Livre des procédures fiscales - version applicable au 1er janvier 2027 ;
• Code de commerce - article L. 123-22 ;
• Code civil - article 1366 ;
• Code civil - article 1379 ;
• Décret n° 2016-1673 relatif à la fiabilité des copies ;
• CNIL - Tracer les opérations ;
• CNIL - Sauvegarder ;
• conditions et politiques de contrôle des financeurs citées dans les tableaux ci-dessus.

Une règle simple pour maintenir la matrice à jour

Une fois par an, et à chaque changement important de financeur, certification ou outil, vérifiez :

1. les conditions générales du financeur ;
2. les conventions de cofinancement ;
3. les marchés ou règlements régionaux ;
4. les conditions Mon Compte Formation si vous êtes référencé sur EDOF ;
5. les règlements et conventions de vos certificateurs ;
6. les évolutions légales ou réglementaires qui concernent vos activités ;
7. la capacité réelle de vos outils à appliquer les purges et à restituer les preuves.

La question utile n'est finalement pas "combien de temps faut-il garder un dossier stagiaire ?".

Elle est plus précise :

Quelles données et quelles preuves devons-nous encore pouvoir utiliser ou produire, pour quelle raison, jusqu'à quelle date et dans quelles conditions de conservation ?

C'est cette réponse qu'une matrice de conservation doit rendre visible et applicable.

Cet article fournit des repères documentaires et une méthode d'organisation. Il ne remplace pas l'analyse des textes, contrats, marchés, conventions de financement ou règlements de certification applicables à une situation particulière.