Accompagnement sur mesure pour les organismes de formation
Conseil, structuration, Qualiopi, RH, digitalisation et outils : une approche globale et pragmatique pour faire évoluer votre organisme.
📅 Réserver un appel découverteTrois niveaux d'accompagnement selon vos besoins
Du conseil ponctuel à la gestion externalisée de votre démarche qualité, FormaSwift s'adapte à votre rythme, vos ressources et vos objectifs.
Mission ponctuelle
Une intervention ciblée pour répondre à un besoin immédiat : mise à jour documentaire, audit blanc, création d'outil, rédaction de dossier d'habilitation...
- Audit blanc Qualiopi ou D²OF
- Refonte du manuel qualité
- Création de procédures types
- Rédaction de dossier d'habilitation Jeunesse & Sport
Renfort temporaire
Accompagnement sur une période définie (quelques heures par semaine ou par mois). Idéal pour franchir un cap ou soulager votre équipe.
- Support administratif récurrent
- Suivi des financements et OPCO
- Accompagnement à la digitalisation
Accompagnement global / Référente externalisée
Pilotage complet de votre démarche qualité et de vos processus internes. Animation des revues qualité, suivi des audits, amélioration continue, plan d'action annuel.
- Référente qualité externalisée
- Pilotage des audits et non-conformités
- Structuration documentaire annuelle
Des réponses concrètes à vos questions du quotidien
Explorez les thématiques selon vos besoins : Qualiopi, RH, digitalisation ou financements.
🎯 Qualiopi & D²OF
💡 Remplir correctement le BPF et éviter les erreurs fréquentes.
💡 Préparer un audit Qualiopi ou D²OF sans stress.
💡 Identifier les preuves pertinentes selon vos indicateurs.
💡 Comprendre les règles de sous-traitance et d'habilitation.
💡 Mettre en place un suivi qualité efficace et pérenne.
🗂️ Administration & RH
💡 Lire et comprendre la convention collective des OF (IDCC 1516).
💡 Définir les temps de travail, classifications et fiches de poste.
💡 Organiser la gestion administrative des stagiaires et formateurs.
💡 Créer une nomenclature et des modèles de documents harmonisés.
💡 Structurer les échanges entre direction, qualité et pédagogie.
💻 Digitalisation & financements
💡 Paramétrer FormDev et automatiser vos mails de suivi.
💡 Gérer vos déclarations sur Kairos, EDOF ou Chorus Pro.
💡 Créer des outils no-code sur mesure selon vos besoins.
💡 Comprendre les référencements et financements (France Travail, OPCO).
💡 Mettre en place une veille utile et ciblée sans surcharge d'infos.
Notre expertise à votre service
Qualiopi & démarches qualité
Audit, préparation et suivi de votre certification Qualiopi. Analyse des indicateurs, structuration des preuves, simplification des process, animation des revues qualité et accompagnement à l'audit de surveillance. Préparation au référentiel applicable au 1er novembre 2026 : analyse des risques sur la qualité des formations (indicateur 32), traçabilité de la sous-traitance (indicateur 27), et pour les CFA l'évaluation des enseignements par les apprentis (indicateur 33).
Objectif : La qualité ne se résume pas à Qualiopi : nous construisons ensemble une démarche vivante, utile et adaptée à votre réalité.
Structuration administrative & process internes
Optimisation de votre organisation : cartographie du parcours apprenant et des circuits internes, nomenclature documentaire, procédures, automatisation, suivi administratif, planification. Repérer ce qui est demandé deux fois, trop tôt, ou sans usage réel, avant de structurer.
Objectif : Un gain de temps considérable, une équipe plus autonome et des preuves prêtes pour vos audits.
Ingénierie pédagogique & certification
Structuration de parcours de formation, écriture en compétences, formalisation de référentiels, dossiers d'habilitation (RS, RNCP, Jeunesse & Sports), accompagnement VAE et préparation documentaire aux exigences Qualiopi. Également : adaptation e-learning et scénarisation pédagogique.
Objectif : Des formations mieux construites, alignées sur leurs référentiels et prêtes à répondre aux exigences de certification.
Digitalisation & outils de gestion
Cartographie des flux avant tout choix d'outil, puis paramétrage (FormDev, Notion, Drive, CRM...), automatisation des mails et des process, appui à la transition numérique sans surcoût logiciel inutile. Un outil déployé dans un circuit flou automatise le désordre.
Objectif : Faire mieux avec ce que vous avez déjà : le digital au service de l'efficacité, pas de la complexité.
Réalisation : vidéo en motion design et voix off créée pour FormDev, relayée par FormDev sur LinkedIn. Voir le post
Droit social & contrats de formation
Lecture et mise en pratique de la convention collective des organismes de formation (IDCC 1516), classification des emplois, obligations RH, temps de travail, avantages sociaux et sous-traitance. Élaboration d'études, de trames contractuelles et de méthodologies de sécurisation pour vos contrats de formation, CGV et clauses de rétractation, au regard du Code du travail et du Code de la consommation. Un appui adossé au MBA Juriste d'entreprise et Droit social (titre RNCP niveau 7) : le conseil juridique personnalisé s'exerce dans le cadre d'une mission de juriste d'entreprise directement pour votre structure (ponctuelle, temporaire ou durable) ; les litiges et procédures contentieuses restent du ressort d'un avocat.
Objectif : Comprendre vos obligations pour agir en toute sérénité, sans interprétation hasardeuse des textes.
Dossiers d'habilitation & financements
Aide à la rédaction de dossiers d'habilitation (Jeunesse & Sport, RS/RNCP), compréhension des critères, préparation des preuves et formalisation.
Objectif : Un accompagnement ciblé pour sécuriser vos démarches et valoriser vos formations.
L'abonnement WhatsApp Pro FormaSwift 💬
Un accompagnement de proximité, pensé pour les dirigeants et équipes d'organismes de formation. Vous gardez un contact direct avec moi via un groupe WhatsApp privé pour poser vos questions du quotidien.
Je vous conseille, je vous oriente, je vous alerte, mais je ne fais pas à votre place.
- ✅ Réponses sous 24h ouvrées à vos questions opérationnelles
- ✅ Accès à une veille personnalisée selon votre profil et vos besoins
- ✅ Partage régulier d'alertes : financements, Qualiopi, OPCO, réglementaire
- ✅ Groupe WhatsApp privé (1 à 3 membres de votre équipe)
- ✅ Conseils contextuels selon votre secteur et votre maturité qualité
💡 Idéal pour les structures autonomes qui veulent un appui expert continu et une veille proactive sans repasser par des rendez-vous formels.
La veille FormaSwift : ciblée, utile, et sans surcharge
En tant qu'abonné, vous recevez directement sur WhatsApp des alertes personnalisées : actualités Qualiopi, évolution des obligations D²OF, nouveautés OPCO, CPF, RH ou outils de gestion (FormDev, Chorus Pro, Kairos…).
Vous gagnez du temps, vous restez à jour, sans jamais vous noyer dans l'information.
Questions fréquentes
Tout ce que vous voulez savoir avant de nous contacter.
Qu'est-ce qu'une référente qualité externalisée pour un organisme de formation ?
Une référente qualité externalisée pilote votre démarche qualité de l'extérieur, comme si elle faisait partie de votre équipe. Elle gère la certification Qualiopi, anime les revues qualité, suit les indicateurs et accompagne l'amélioration continue, sans que vous ayez besoin de recruter un poste interne dédié. FormaSwift intervient à temps partagé, adapté à votre structure et votre budget.
FormaSwift intervient-elle en présentiel à Grenoble, Voiron et en Isère ?
Oui. Julie Bourdais intervient en présentiel pour les organismes de formation et CFA situés en Isère et en Auvergne-Rhône-Alpes (Grenoble, Voiron, Bourgoin-Jallieu, Valence…). Pour toute la France, les interventions se font à distance, avec la même qualité d'accompagnement.
Combien de temps faut-il pour préparer un audit Qualiopi ?
Cela dépend de la maturité de votre organisme. Pour une certification initiale, comptez en général 3 à 6 mois de préparation active. Pour un audit de surveillance, 4 à 8 semaines suffisent généralement si votre documentation est à jour. FormaSwift commence toujours par un état des lieux pour estimer précisément le chemin à parcourir.
Pouvez-vous intervenir en renfort administratif ponctuel pour un OF ou CFA ?
Oui, c'est l'une des formules proposées par FormaSwift. En cas de surcharge, de congé ou de poste vacant, Julie Bourdais peut prendre en charge temporairement la gestion administrative : suivi des dossiers stagiaires, relation OPCO, planification, procédures… le temps que votre équipe soit de nouveau opérationnelle.
Travaillez-vous aussi avec les CFA et les organismes de formation par apprentissage ?
Absolument. Forte de 15 ans d'expérience dans les organismes de formation et les CFA, FormaSwift maîtrise les spécificités de l'apprentissage : D²OF, financement OPCO et France Compétences, référentiels de certification, suivi des apprentis et obligations réglementaires spécifiques.
FormaSwift peut-elle sécuriser mes contrats et CGV d'organisme de formation ?
FormaSwift s'appuie sur une formation de juriste d'entreprise (MBA, titre RNCP niveau 7) pour produire des études, des trames et des méthodologies applicables à vos contrats de formation, CGV et clauses de rétractation. Le conseil personnalisé sur votre dossier relève d'une mission de juriste d'entreprise directement pour votre structure, ponctuelle, temporaire ou durable selon vos besoins, ou d'un avocat pour tout contentieux.
Voir par exemple l'étude sur le délai de rétractation applicable aux contrats de formation.
Comment se passe un premier contact avec FormaSwift ?
Le plus simple est de réserver un appel découverte de 30 minutes via le calendrier en ligne. Cet échange est gratuit et sans engagement. Julie Bourdais prend le temps de comprendre votre situation, vos besoins et vos priorités avant de proposer une formule adaptée.
Notre expertise Qualiopi & Démarche Qualité
La qualité ne se limite pas à la certification Qualiopi. Elle englobe tout ce qui fait la fiabilité, la clarté et la cohérence de votre organisation.
🎯 Certification Qualiopi complète
✓ Accompagnement complet à la certification Qualiopi
✓ Audit blanc ou préparation à l'audit de surveillance
✓ Animation de revues qualité et suivi des indicateurs
✓ Refonte ou création de votre système documentaire
✓ Structuration de l'archivage numérique et des preuves
📈 Référente qualité externalisée
✓ Pilotage complet de votre démarche qualité
✓ Animation des revues qualité et plans d'amélioration
✓ Suivi continu adapté à votre structure
✓ Conformité D²OF, OPCO, France Travail
✓ Vous restez concentré sur votre cœur de métier
🛠️ Outils & amélioration continue
✓ Optimisation de vos outils existants (FormDev, Notion, Drive)
✓ Automatisation de vos processus qualité
✓ Développement d'outils no-code sur mesure
✓ Mallette qualité adaptée à votre fonctionnement
✓ Approche inspirée PDCA, ISO, Lean Management
Notre approche : Une qualité vivante, utile et adaptée à votre réalité. Bien plus qu'une conformité, nous construisons ensemble un système qui vous ressemble.
📞 Échanger sur votre démarche qualitéIntégrer l'IA dans votre organisation ?
Diagnostic de maturité, cadrage des usages, formation-action et assistant métier sur mesure : découvrez mon offre dédiée aux organismes de formation.
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Parlons de vos besoins, de votre organisation actuelle et des pistes d'optimisation possibles.
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