Le QR code peut créer un raccourci entre un lieu, un support ou un moment précis et une ressource numérique : livret d'accueil, questionnaire de satisfaction, quiz, procédure interne. Dans un organisme de formation, ce raccourci simple peut faciliter aussi bien le parcours des apprenants que le quotidien des formateurs et des équipes.
Le QR code n'est pas nouveau. Il existe depuis les années 1990.
Mais la période Covid-19 a largement contribué à banaliser un geste qui l'était beaucoup moins auparavant : sortir son téléphone, ouvrir l'appareil photo et scanner. Menus de restaurants, informations sans contact, attestations puis certificats sanitaires : le QR code est entré dans les usages quotidiens.
Quelques années plus tard, il peut aussi rendre des services très simples dans un organisme de formation. Pas parce qu'il constituerait une innovation pédagogique extraordinaire. Justement parce qu'il est devenu banal.
La vraie question est donc moins :
« Que peut-on faire avec un QR code ? »
que :
« Quelle information ou quelle ressource mes apprenants, mes formateurs ou mes équipes doivent-ils pouvoir retrouver facilement, au moment où ils en ont besoin ? »
1. Accéder : mettre la ressource au bon endroit
Premier usage : éviter d'avoir à chercher.
Un QR code placé à l'accueil peut permettre à un apprenant d'accéder aux informations pratiques de la journée. Dans la salle, un autre peut conduire au Wi-Fi visiteurs. Sur son support pédagogique, il peut retrouver les ressources complémentaires de sa formation. Et sur la dernière diapositive, accéder directement au questionnaire de satisfaction.
Le QR code peut ainsi donner accès à :
- un livret d'accueil ;
- un plan ou un itinéraire ;
- un règlement intérieur ;
- un espace apprenant ;
- une plateforme de formation ;
- une documentation ;
- une bibliographie ou une sitographie ;
- une vidéo ;
- une fiche mémo ;
- un tutoriel ;
- des ressources complémentaires.
Le document n'a plus nécessairement besoin de contenir toute l'information. Il peut aussi indiquer où retrouver sa version numérique.
Cela peut être particulièrement intéressant pour une ressource qui évolue régulièrement : plutôt que de réimprimer une procédure à chaque modification, le support physique peut renvoyer vers une page dont le contenu est maintenu à jour, à une condition : que l'adresse vers laquelle pointe le QR code soit suffisamment pérenne.
2. Agir : passer directement de l'information à l'action
Le QR code peut également conduire vers quelque chose à faire.
Pendant une formation, il peut ouvrir :
- un quiz ;
- un sondage ;
- un nuage de mots ;
- un exercice interactif ;
- un tableau collaboratif ;
- une question ouverte ;
- un cas pratique ;
- un formulaire.
Projeté à l'écran, il permet aux participants de rejoindre une activité sans recopier une adresse parfois interminable.
En fin de session, il peut conduire directement :
- au questionnaire de satisfaction ;
- au bilan de la session ;
- à une évaluation des acquis ;
- à un formulaire permettant de signaler une difficulté ;
- aux ressources à conserver après la formation.
Cela évite parfois le fameux « Je vous enverrai le lien par mail », puis le mail qu'il faudra retrouver le soir ou quelques jours plus tard. Quelques manipulations économisées peuvent suffire à rendre une action beaucoup plus immédiate.
3. Adapter : proposer plusieurs chemins vers une même information
C'est probablement l'usage auquel on pense moins spontanément.
Le QR code peut conduire non pas directement vers un document, mais vers une page proposant plusieurs manières d'accéder à une même ressource. Par exemple :
- une version standard ;
- une version dans une autre langue ;
- une version audio ;
- une transcription ;
- une version en français simplifié ou en FALC lorsque cela est pertinent ;
- une vidéo sous-titrée ;
- un contenu en LSF ;
- un document dans un format numérique accessible.
Le QR code ne rend pas, à lui seul, une ressource accessible. C'est la conception de la ressource proposée derrière qui compte. L'accessibilité numérique vise précisément à rendre les contenus et services numériques compréhensibles et utilisables par les personnes en situation de handicap. Le QR code peut constituer un chemin vers ces contenus, pas se substituer à leur accessibilité, un sujet que je détaille dans l'article sur le rôle du référent handicap en organisme de formation.
Mais cette logique peut répondre à des situations très différentes : handicap, difficultés de lecture, maîtrise imparfaite du français, préférence pour un support audio ou simplement contexte d'utilisation. L'enjeu n'est alors plus seulement de mettre une ressource à disposition, mais de réfléchir aux différentes manières d'y accéder et de l'utiliser.
4. Créer des passerelles entre papier et numérique
C'est sans doute l'un des usages les plus intéressants pédagogiquement.
Un support papier n'est pas obligé de devenir un document de 80 pages pour être complet. Un QR code peut permettre de conserver sur papier ce qui est nécessaire à l'activité et de proposer, lorsque c'est utile :
- une démonstration vidéo ;
- un exemple supplémentaire ;
- un corrigé ;
- une ressource pour aller plus loin ;
- une documentation technique ;
- une activité facultative ;
- un outil interactif.
Le support physique et la ressource numérique deviennent complémentaires. Cela peut aussi être intégré à une activité pédagogique : plusieurs groupes peuvent, par exemple, recevoir des QR codes différents donnant accès à des documents, témoignages, situations ou indices qu'ils devront ensuite analyser et confronter.
Dans ce cas, le QR code n'est toujours pas la pédagogie. Il sert le scénario pédagogique.
5. Penser aussi aux formateurs
Les apprenants ne sont pas les seuls à devoir retrouver rapidement des informations.
Un livret formateur ou une fiche disponible dans une salle peut donner accès à :
- l'outil d'émargement ;
- la procédure à suivre en cas d'absence ;
- la procédure de signalement d'un incident ;
- les contacts utiles ;
- les ressources pédagogiques ;
- les consignes concernant le matériel ;
- le formulaire de bilan de session ;
- les informations utiles à l'accueil d'un apprenant rencontrant une difficulté.
Là encore, le QR code peut éviter de reproduire intégralement une procédure sur plusieurs supports. Le document physique indique le chemin. La version de référence reste maintenue à un seul endroit, ce qui rejoint une logique plus large de digitalisation de l'organisme de formation : clarifier où vit chaque information avant de choisir un outil.
6. Et pourquoi s'arrêter à la salle de formation ?
Une fois que l'on commence à raisonner en « point d'accès », les idées arrivent assez vite.
Dans une salle de pause : « Poser un congé » → accès au portail RH.
À côté d'une imprimante : « Un problème ? » → procédure de dépannage.
Dans une salle : « Se connecter au Wi-Fi » → configuration du réseau.
À proximité d'un équipement : « Comment l'utiliser ? » → notice ou tutoriel.
Sur un affichage interne : « Signaler un problème » → formulaire.
On peut imaginer le même principe pour une réservation de salle, une note de frais, un annuaire, certaines consignes de sécurité ou une procédure interne. Le QR code place alors l'accès à l'information à l'endroit où le besoin est susceptible d'apparaître.
7. Scanner ne doit pas devenir obligatoire
C'est un point important.
Mettre un QR code sur un document ne suffit pas à rendre l'information accessible. Certaines personnes peuvent rencontrer des difficultés pour le scanner. D'autres n'ont pas leur téléphone, ne souhaitent pas l'utiliser ou utilisent un autre moyen d'accès à l'information.
Le QR code gagne donc à compléter un autre moyen d'accès plutôt qu'à devenir l'unique porte d'entrée. Selon le contexte, on peut par exemple indiquer également :
- une adresse web courte ;
- le nom de la ressource et l'endroit où la retrouver ;
- un accès depuis l'espace apprenant ;
- une alternative proposée par le formateur ou l'équipe.
L'objectif reste l'accès à la ressource, pas l'utilisation du QR code.
8. Quelques précautions avant d'en mettre partout
Tester avant de diffuser. Testez le QR avec plusieurs appareils et dans ses conditions réelles d'utilisation : taille d'impression, distance, éclairage, support et contraste. Un QR très personnalisé est peut-être joli. Encore faut-il qu'il puisse être lu.
Vérifier ce qu'il y a derrière. Un QR code imprimé peut rester affiché pendant plusieurs années. Si le document cible est déplacé trois mois plus tard, le QR restera parfaitement lisible, mais conduira au mauvais endroit. Pour les supports durables, mieux vaut donc privilégier une adresse que l'organisme maîtrise et peut maintenir.
Attention aux QR codes qui dépendent d'un abonnement. Tous les générateurs ne fonctionnent pas de la même manière. Avec un QR code statique, l'adresse de destination est directement inscrite dans le code : il n'a pas besoin du générateur qui l'a créé pour continuer à fonctionner. Certains services proposent en revanche des QR codes dits « dynamiques » : le QR renvoie alors vers une adresse intermédiaire gérée par le prestataire, qui redirige ensuite vers votre ressource. Cela peut être pratique, la destination peut être modifiée après l'impression et le service peut proposer des statistiques, mais il faut lire les conditions du service. Selon l'offre choisie, l'arrêt d'un abonnement peut entraîner la désactivation de cette redirection : le QR code n'a alors pas réellement expiré, il reste lisible, mais l'adresse intermédiaire dont il dépend ne conduit plus à la ressource attendue. Avant d'imprimer 200 livrets, vérifiez donc si votre QR est statique ou dynamique, s'il dépend d'un abonnement et ce qu'il advient des QR déjà créés si vous arrêtez le service.
Ne pas confondre accès et autorisation. Toute personne qui peut lire un QR code peut connaître l'information qu'il contient. Pour une ressource interne ou confidentielle, le QR doit donc conduire vers un espace qui gère lui-même les droits d'accès et, si nécessaire, l'authentification. Le QR code ne remplace pas ces mécanismes.
Et les données personnelles ? Un QR code peut conduire vers un questionnaire ou un formulaire recueillant des informations sur les apprenants. Dans ce cas, les règles applicables au traitement des données restent les mêmes que si la personne avait accédé au formulaire autrement : le QR code n'est que le chemin permettant d'y arriver. Évitez également d'inscrire directement dans un QR destiné à être diffusé des informations personnelles ou confidentielles qui n'ont aucune raison d'y figurer. Le principe de minimisation prévu par le RGPD impose par ailleurs de limiter les données personnelles traitées à celles qui sont nécessaires à la finalité poursuivie.
9. Finalement, le sujet n'est peut-être pas le QR code
Une ressource peut exister, être parfaitement rangée et avoir été envoyée à tout le monde, et rester difficile à retrouver au moment où elle devient utile.
Le QR code constitue une réponse possible. Mais ce peut aussi être :
- un lien court ;
- un favori ;
- un espace apprenant correctement organisé ;
- une page regroupant les ressources essentielles ;
- un portail formateur ;
- un raccourci ;
- une base documentaire ;
- un moteur de recherche interne.
La question devient alors : combien d'étapes faut-il à la personne pour passer de « j'ai besoin de cette information » à « je l'ai trouvée » ? Cette question concerne autant l'expérience apprenant que la pédagogie, l'organisation documentaire ou l'expérience collaborateur. C'est un sujet que je retrouve régulièrement en accompagnant des organismes de formation sur leur structuration et leur digitalisation.
10. Et pour créer les QR codes ?
C'est justement en repensant à certains de ces usages que j'ai eu envie de créer mon propre petit outil.
QR Studio permet de générer et personnaliser gratuitement un QR code : couleurs, formes, logo, URL, texte, e-mail, téléphone ou accès Wi-Fi. Pas de compte à créer. La génération est réalisée directement dans votre navigateur : les informations saisies pour créer le QR code ne sont pas envoyées à un serveur.
Accéder gratuitement à QR Studio.
L'outil n'est évidemment pas réservé aux organismes de formation. Mais si vous travaillez dans la formation, vous devriez maintenant avoir quelques idées pour l'utiliser.
Et avant de créer votre premier QR code, vous pouvez commencer par regarder autour de vous : quelle information vos apprenants, vos formateurs ou vos équipes cherchent-ils régulièrement alors qu'on pourrait simplement leur en faciliter l'accès ?
