Télétravail dans les organismes de formation (IDCC 1516) : guide, charte et modèles

Ce qu'il faut savoir sur l'accord télétravail IDCC 1516

A qui s'applique l'accord de branche ?

Il n'existe donc pas un régime conventionnel "-11 salariés" et un autre "+11 salariés".

L'effectif reste toutefois important pour certaines règles de représentation du personnel et de dialogue social.

Source officielle : accord du 11 septembre 2024 relatif au télétravail, article 1, Légifrance.
https://www.legifrance.gouv.fr/conv_coll/id/KALITEXT000050792399/?idConteneur=KALICONT000005635435

Qu'est-ce que le télétravail ?

Le seul fait de travailler à l'extérieur de l'entreprise ne suffit donc pas.

Exemples dans un organisme de formation

• Préparer des supports pédagogiques depuis son domicile peut relever du télétravail.
• Animer une session chez un client n'est pas, du seul fait du déplacement, du télétravail.
• Animer depuis son domicile une classe virtuelle peut relever à la fois du télétravail pour le salarié et de la formation à distance pour l'apprenant.

Source officielle : Code du travail, article L. 1222-9.
https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000047864720

Quelles formes de télétravail ?

L'accord de branche distingue notamment :

• le télétravail régulier ;
• le télétravail occasionnel ;
• le télétravail exceptionnel dans les situations prévues par la loi.

Quel cadre utiliser dans votre organisme ?

Le Code du travail prévoit trois voies :

• un accord collectif ;
• à défaut d'accord collectif, une charte élaborée par l'employeur après avis du CSE s'il existe ;
• en l'absence d'accord collectif et de charte, un accord entre l'employeur et le salarié, formalisé par tout moyen.

L'accord de branche précise ces modalités. Les premiers alinéas de son article 3 ont été étendus sous réserve du respect de l'article L. 1222-9 du Code du travail. Il faut donc conserver les différentes voies prévues par la loi.

Sources officielles :

• Code du travail, article L. 1222-9 :
  https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000047864720
• Accord du 11 septembre 2024, article 3 :
  https://www.legifrance.gouv.fr/conv_coll/id/KALITEXT000050792399/?idConteneur=KALICONT000005635435

Cas 1 - Un accord collectif organise déjà le télétravail

Vérifiez notamment :

• sa compatibilité avec les dispositions légales et conventionnelles en vigueur ;
• les critères d'éligibilité ;
• les modalités d'acceptation ;
• les règles de temps de travail et de charge ;
• les plages de contact ;
• les frais ;
• les situations particulières ;
• la santé, la sécurité et les équipements.

Pour individualiser les paramètres du salarié, utilisez si le dispositif le permet la fiche individuelle d'acceptation et de paramétrage.

Cas 2 - Vous souhaitez mettre en place une charte

Utilisez le modèle de charte télétravail.

Si un CSE existe, la charte est élaborée après son avis.

La charte ou l'accord collectif doit notamment traiter :

• les conditions de passage en télétravail et de retour ;
• les modalités d'acceptation par le salarié ;
• le contrôle du temps ou la régulation de la charge ;
• les plages pendant lesquelles le salarié peut habituellement être contacté ;
• l'accès au télétravail des travailleurs handicapés ;
• l'accès au télétravail des salariées enceintes ;
• l'accès au télétravail des salariés aidants.

La fiche individuelle de paramétrage peut ensuite matérialiser l'acceptation du salarié et fixer ses paramètres concrets.

Cas 3 - Il n'existe ni accord collectif ni charte

Utilisez l'accord individuel de télétravail.

L'accord de branche prévoit une formalisation écrite dans les 14 jours calendaires avant la mise en place du télétravail.

L'accord individuel peut notamment préciser :

• les conditions de passage en télétravail ;
• la date de prise d'effet ;
• le ou les lieux ;
• la période d'adaptation ;
• les jours et leurs modalités de modification ;
• les plages pendant lesquelles le salarié peut être contacté ;
• les conditions relatives au matériel.

Formulation à conserver avec prudence

Le texte conventionnel utilise l'expression "dans les 14 jours calendaires avant sa mise en place". Ce guide ne la transforme pas en "au moins 14 jours avant".

Mettre en place le télétravail en 6 étapes

Etape 1 - Faire l'état des lieux

Commencez par examiner le travail réel.

Pour chaque fonction ou ensemble d'activités, identifiez :

• ce qui peut être réalisé à distance ;
• ce qui suppose une présence physique ;
• le niveau d'autonomie nécessaire ;
• les contraintes liées à l'équipe ;
• les outils nécessaires ;
• les données manipulées ;
• les risques pour la santé et la sécurité ;
• les incidences pédagogiques ou administratives.

A éviter

• déclarer un métier entier éligible ou inéligible sans examiner les activités ;
• utiliser des critères subjectifs comme la "confiance" sans éléments objectivables ;
• exclure automatiquement une catégorie de salariés sans justification liée au travail ;
• confondre présence utile et présence habituelle.

Etape 2 - Choisir le cadre juridique

Déterminez si le télétravail sera organisé :

• par accord collectif ;
• par charte ;
• ou par accords individuels en l'absence des deux premiers.

Vérifiez également :

• l'existence d'un CSE ;
• l'existence de délégués syndicaux ;
• les accords déjà applicables ;
• les règles relatives au droit à la déconnexion ;
• la charte informatique ;
• les règles internes de sécurité ;
• le DUERP.

Etape 3 - Définir les règles de fonctionnement

Avant de rédiger, tranchez les paramètres opérationnels :

• télétravail régulier ou occasionnel ;
• fréquence ou modalités de planification ;
• lieux autorisés ;
• délai de prévenance en cas de modification ;
• présence requise pour certaines activités ;
• plages de contact ;
• suivi du temps ou de la charge ;
• équipements ;
• support technique ;
• prise en charge des frais ;
• règles de confidentialité ;
• continuité de service ;
• modalités de réversibilité.

Cette phase évite de produire une charte composée de règles imprécises ou impossibles à appliquer.

Etape 4 - Organiser le dialogue social

Charte et CSE

Organisation générale du travail

Information annuelle dans les entreprises de plus de 50 salariés

Ne confondez pas :

• l'avis préalable sur une charte ou un projet d'organisation ;
• le suivi du dispositif ;
• l'information annuelle conventionnelle propre aux entreprises de plus de 50 salariés.

Etape 5 - Paramétrer le télétravail avec chaque salarié

Une fois le cadre général défini, les paramètres individuels doivent rester lisibles.

La fiche de paramétrage peut préciser :

• la date de début ;
• le caractère régulier ou occasionnel ;
• la fréquence ;
• les jours ;
• le ou les lieux ;
• les plages de contact ;
• les équipements ;
• le support ;
• la modalité de prise en charge des frais ;
• les besoins ou adaptations particulières ;
• la période d'adaptation lorsqu'elle s'applique.

Lorsque le télétravail est organisé par une charte, cette fiche n'a pas vocation à devenir artificiellement un second "accord individuel obligatoire".

Etape 6 - Déployer, suivre et réviser

Le dispositif ne s'arrête pas lorsque les documents sont signés.

Prévoyez :

• un point pendant ou à l'issue de la période d'adaptation ;
• un suivi de la charge de travail ;
• l'entretien annuel du télétravailleur ;
• la formation des télétravailleurs réguliers ;
• le signalement des difficultés techniques ;
• le suivi des risques d'isolement ;
• les retours des équipes ;
• une révision lorsque l'organisation, les outils ou les textes évoluent.

Demande, acceptation et refus du télétravail

Le volontariat reste le principe

Organiser un circuit de demande simple

Prévoyez :

1. un canal de demande identifié ;
2. l'examen de l'éligibilité ;
3. l'analyse des contraintes objectives ;
4. la décision ;
5. la conservation de la réponse.

Refus d'un salarié occupant un poste éligible

Exemples de motifs à objectiver

Selon la situation, il peut notamment s'agir :

• d'une activité nécessitant une présence physique ;
• d'une impossibilité technique identifiée ;
• d'une contrainte de sécurité ou de confidentialité ;
• d'une incompatibilité concrète avec la continuité du service ou l'organisation de l'équipe.

Evitez les formulations vagues comme :

• "manque de confiance" ;
• "poste non adapté" sans explication ;
• "performance insuffisante" sans lien avec des critères objectifs du dispositif.

Période d'adaptation, suspension et réversibilité

Période d'adaptation du télétravail régulier

Pendant cette période, chacune des parties peut mettre fin au télétravail avec un délai de prévenance de 15 jours calendaires, sauf accord commun pour un délai plus court.

Réversibilité après la période d'adaptation

• l'accord d'entreprise ;
• la charte ;
• ou l'accord écrit entre l'employeur et le salarié.

Evitez une simple mention de "délai raisonnable". Définissez la procédure et le délai applicables.

Priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail

Suspension ou modification ponctuelle

L'accord de branche permet d'organiser un retour ponctuel dans les locaux ou une modification de la fréquence lorsque les besoins le justifient.

Sauf urgence, une suspension est précédée d'un délai de prévenance.

• réunion ou travail collectif ;
• session présentielle ;
• jury ;
• audit ;
• panne ;
• besoin d'accueil ;
• événement collectif.

Temps de travail, charge et droit à la déconnexion

Le télétravail ne crée pas un régime autonome de temps de travail.

Les règles relatives aux durées maximales, repos, pauses, décompte du temps et forfaits restent applicables.

Plages de contact

En dehors de ces plages, il ne peut être reproché au salarié de ne pas répondre aux sollicitations professionnelles.

Utilisez donc l'expression "plages de contact" plutôt qu'une obligation générale de "disponibilité".

Contrôle du temps et surveillance

Tout dispositif de contrôle doit être pertinent et proportionné.

Lorsqu'un système de surveillance est mis en place, les règles d'information du salarié et du CSE doivent être respectées.

Charge de travail et entretien annuel

Code du travail - Article L. 1222-10
Accord de branche - Article 10.4

L'employeur organise chaque année un entretien portant notamment sur les conditions d'activité et la charge de travail du salarié en télétravail.

La charge, les délais et les critères de résultats doivent rester compatibles avec les règles de durée du travail et de repos.

Formation des télétravailleurs réguliers

• les équipements techniques ;
• les caractéristiques de cette organisation du travail.

La branche recommande également une formation des responsables hiérarchiques et des collègues directs.

Frais professionnels et équipements

Prise en charge des frais de télétravail

• soit sous forme d'une allocation ou indemnité forfaitaire versée par journée de télétravail comptabilisée, dans la limite du plafond Urssaf en vigueur ;
• soit sur la base des frais réellement engagés liés au télétravail.

Le modèle de charte laisse donc à l'organisme le choix de la modalité à paramétrer.

Evitez d'inscrire dans un modèle pérenne un montant susceptible d'évoluer. Préférez un renvoi au plafond ou au barème applicable à la date du versement.

Equipements et support technique

• encadrer l'usage des outils numériques ;
• informer les salariés des mesures de protection des données, des restrictions d'usage des équipements, outils informatiques ou services de communication électronique et des sanctions applicables en cas de non-respect de ces restrictions ;
• prendre en charge les frais de vérification de conformité, d'adaptation et d'entretien visés par l'accord, y compris lorsque le salarié utilise son propre équipement ;
• fournir un service d'appui technique.

Santé, sécurité et DUERP

Le télétravail doit être intégré à la démarche de prévention.

Intégrer le télétravail au DUERP

Les risques peuvent notamment concerner :

• les postures ;
• la sédentarité ;
• l'isolement ;
• la charge de travail ;
• l'hyperconnexion ;
• les conditions matérielles du poste ;
• l'articulation entre vie professionnelle et vie personnelle.

Pour approfondir cette partie, un lien interne peut être ajouté vers l'article FormaSwift consacré au DUERP.

Accident du travail

L'accident survenu sur le lieu de télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle bénéficie de la présomption prévue par le Code du travail.

Le salarié informe l'entreprise selon la procédure applicable.

En cas d'arrêt de travail, le télétravail ne permet pas de poursuivre l'activité professionnelle.

Accès au domicile

Lorsque le lieu de télétravail est le domicile du salarié, l'accès de l'employeur ou des représentants compétents en matière de santé et sécurité est soumis à une notification et à l'accord préalable du salarié.

Maintien du lien collectif

L'accord de branche insiste sur l'équilibre entre travail à distance et présence sur site.

La branche préconise, sans en faire une obligation absolue, un regroupement du collectif au moins une fois par semaine.

Cette préconisation doit être adaptée à l'organisation réelle et aux activités.

Télétravail des formateurs

Le métier de formateur alterne souvent plusieurs types d'activités. Il est donc préférable d'analyser les activités plutôt que de déclarer le poste "télétravaillable" ou "non télétravaillable" en bloc.

Activités pouvant être réalisées à distance selon l'organisation

Exemples :

• préparation pédagogique ;
• conception ou mise à jour de supports ;
• correction d'évaluations ;
• suivi individuel des apprenants ;
• réponses pédagogiques ;
• reporting ;
• coordination ;
• certaines réunions ;
• animation de classes virtuelles.

Activités pouvant nécessiter une présence physique

Exemples :

• formation prévue en présentiel ;
• évaluation nécessitant une surveillance sur site ;
• jury ;
• accueil physique ;
• utilisation d'un plateau ou d'un équipement technique ;
• réunion ou événement pour lequel la présence est objectivement requise.

Points à organiser pour les formateurs

Vérifiez notamment :

• le planning ;
• la coordination pédagogique ;
• les délais utiles à l'activité ;
• les moyens de contacter les apprenants ;
• les outils de traçabilité ;
• les données manipulées ;
• les règles en cas d'incident technique.

Télétravail et FOAD : deux cadres à ne pas confondre

Le télétravail concerne l'organisation du travail du salarié.

La formation ouverte ou à distance concerne les modalités de réalisation de l'action de formation pour l'apprenant.

Les deux cadres peuvent se rencontrer, mais l'un n'emporte pas automatiquement l'autre.

Exemple 1 - Préparation pédagogique à domicile

Un formateur prépare un support depuis son domicile.

• Il peut être en télétravail.
• Il n'y a pas nécessairement de formation à distance.

Exemple 2 - Classe virtuelle animée depuis le domicile

Un formateur anime depuis son domicile une classe virtuelle.

• Son activité peut relever du télétravail.
• La séquence peut aussi relever des exigences applicables à une action de formation réalisée à distance.

Les trois exigences de l'article D. 6313-3-1

Une action de formation réalisée en tout ou partie à distance comprend :

• une assistance technique et pédagogique appropriée ;
• une information du bénéficiaire sur les activités à effectuer à distance et leur durée moyenne ;
• des évaluations qui jalonnent ou concluent l'action.

Source officielle : Code du travail, article D. 6313-3-1.
https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000038022323

Pour approfondir la conception et la justification de la durée d'une formation asynchrone, prévoir un lien interne vers :

/blog/formation-asynchrone-calculer-justifier-duree-financeurs/

Continuité pédagogique : organisation interne

L'organisme peut aussi prévoir :

• un outil de visioconférence de secours ;
• une procédure de signalement des incidents ;
• les personnes à informer ;
• les règles de report ;
• les modalités de remplacement d'un formateur ;
• la conservation des éléments de suivi utiles.

Ces mesures relèvent de l'organisation interne. Elles ne doivent pas être présentées comme des obligations juridiques découlant du seul télétravail.

Données apprenants, RGPD et cybersécurité

Le télétravail multiplie les situations dans lesquelles des données professionnelles sont manipulées hors des locaux.

L'accord de branche impose à l'employeur d'encadrer l'usage des outils numériques, d'informer les salariés sur les mesures de protection et de prendre en compte les données traitées à des fins professionnelles.

A privilégier

• matériel et outils validés par l'organisme ;
• identifiants individuels ;
• verrouillage de session ;
• stockage dans la GED, le LMS ou les outils professionnels autorisés ;
• accès limités aux personnes qui en ont besoin ;
• procédure de signalement des incidents ;
• connexion et outils de communication sécurisés ;
• sensibilisation régulière.

A éviter

• messagerie personnelle pour transmettre des dossiers apprenants ;
• stockage durable sur un ordinateur personnel non sécurisé ;
• services grand public non autorisés pour des données confidentielles ;
• clés USB personnelles non protégées ;
• documents papier laissés accessibles à des tiers ;
• classe virtuelle dans un environnement qui ne permet pas de préserver la confidentialité.

La CNIL recommande notamment de respecter les consignes de l'employeur, de sécuriser la connexion et de privilégier les équipements et outils contrôlés par l'entreprise.

Source CNIL :
https://www.cnil.fr/fr/salaries-en-teletravail-quelles-sont-les-bonnes-pratiques-suivre

Enregistrement d'une classe virtuelle

Le recours au télétravail ne permet pas, à lui seul, d'enregistrer une session.

Avant tout enregistrement, l'organisme doit notamment déterminer :

• la finalité ;
• les conditions de licéité du traitement ;
• les personnes informées ;
• les destinataires ;
• la durée de conservation ;
• les modalités d'accès.

La politique d'enregistrement doit être traitée dans la documentation RGPD et pédagogique de l'organisme.

Situations particulières

Salariées enceintes

L'accord collectif ou la charte doit préciser les modalités d'accès des salariées enceintes au télétravail.

Travailleurs handicapés

Le cadre applicable doit prévoir leurs modalités d'accès au télétravail et permettre d'étudier les adaptations nécessaires.

L'accord de branche souligne également que le télétravail peut contribuer, selon les situations, au maintien dans l'emploi ou à la prévention de la désinsertion professionnelle.

Salariés aidants

L'accord collectif ou la charte doit prévoir les modalités d'accès au télétravail des salariés aidants d'un enfant, d'un parent ou d'un proche.

Le télétravail peut s'articuler avec les autres droits ouverts au salarié aidant. Il ne les remplace pas.

Nouveaux salariés

L'accord de branche attire l'attention sur les besoins d'intégration, d'apprentissage et d'acculturation.

Il peut être pertinent d'organiser un accès progressif au télétravail. Il ne s'agit pas d'une interdiction conventionnelle d'accès pendant une durée prédéterminée.

Alternants

Lorsque le télétravail est permis, il doit être organisé de façon à garantir l'encadrement des missions et la continuité de la relation avec le tuteur ou le maître d'apprentissage.

Situations de fragilité

La branche recommande de veiller à l'accès aux contacts utiles pour les salariés en situation de fragilité.

Distinguer ce qui est obligatoire, conventionnel ou recommandé

Toutes les règles du kit n'ont pas le même statut.

Cette distinction doit rester visible dans la version finale du site.

Les erreurs à éviter

• Maintenir deux kits différents selon le seuil de 11 salariés alors que l'accord de branche couvre toutes les tailles d'entreprise.
• Imposer systématiquement un accord individuel en plus d'une charte.
• Oublier les modalités d'acceptation du salarié dans la charte.
• Utiliser des critères d'éligibilité subjectifs ou discriminatoires.
• Refuser la demande d'un salarié occupant un poste éligible sans respecter la motivation écrite et le délai conventionnel.
• Oublier la période d'adaptation du télétravail régulier.
• Prévoir une réversibilité avec un simple "délai raisonnable" sans la paramétrer.
• Confondre les plages de contact avec une disponibilité permanente.
• Prévoir qu'aucun frais n'est pris en charge si le salarié utilise son matériel personnel.
• Oublier l'entretien annuel relatif aux conditions d'activité et à la charge de travail.
• Oublier la formation appropriée des télétravailleurs réguliers.
• Confondre télétravail et FOAD.
• Transformer des pratiques pédagogiques ou qualité en obligations juridiques.
• Négliger les données apprenants lorsque le travail est réalisé hors des locaux.
• Présenter un score d'auto-diagnostic comme une certification de conformité juridique.